新闻发布会管理技巧

  此外，合作默契的供应商应该成为“合作伙伴”，而不仅仅是“物品提供者”，长期的工作经验能使他们对发布会现场布置提出较为合理的建议。

  彩排。在所有准备工作完成、现场布置完毕、设备安装到位的情况下，活动总监要召集全体执行人员以及供应商到现场，按活动流程进行一次全面的彩排，检测活动人员的现场表现，各种设备的使用效果、活动时间是不是合理等等，目的是让他们掌握整个会议的流程、明确各自的角色和承担的责任。

  在发布会前期，客户服务小组至少要进行3次细致的沟通，以此确保工作人员明确职责。对主持人的把控是很重要的。从实践看，通常要在发布会前的三到四天内把串词、会议流程等重要信息提交给主持人，并在头一天与其进行细致的沟通，沟通内容有本次发布会的主旨、关键时间点的控制、与会领导的姓名、职位、风格和特点，以及遇到冷场或砸场时的应急手段等等，以便其在正式场合上能够控制好现场的气氛和节奏。

  一个非常必须要格外注意的细节是：很多时候，客户会把一些流程安排、媒体邀请等工作授权给公关公司，而此时必须要记住，在决策之后的第一时间向客户反馈结果，保证他们随时随地了解发布会的进展情况。

  如果已经有了严格的现场演练，那么现场执行就要看工作人员的现场控制能力和应变能力。现场执行必须灵活、果断，对应急方案中没有考虑到的有关事项，要能妥善解决。不过，需要尽可能征得客户的同意和支持。此外，在发布会现场，还需要专门为客户安排一个对整个活动很熟悉的工作人员，以便按照每个客户要求即时调整现场。

  特别必须要格外注意的是，确保发布会现场的紧凑与连贯，并把时间严控在流程允许的范围内。另外，在做发布会流程时，工作人员要预留出一些时间，这样，即便是某个环节超出了预计的时间，也能够控制好整个发布会的进度。

  QA是发布会的“重头戏”，确保此环节的万无一失是每个工作人员的职责。虽然在准备阶段，客户与公关公司已根据此次发布会的意图和记者的兴趣点准备好了问题，但如果有可能，媒介人员要充分的利用好发布会前的时间，与提前到场的记者做沟通，并为记者提供准备好的QA提纲。

  1、灵活控制场面气氛。发言人或主持人要善于调动记者的情绪，保持顺畅而有激情的沟通。例如，在小型发布会时，可以让记者先做自我介绍，以此来拉动和谐、互动的气氛。如果提问异常活跃，那么主持人就要维持好会场的秩序。

  2、根据议程要求，灵活控制发布会的时间进度，避免QA延时。如果预定时间已到，发言人要向那些想提问的记者表示遗憾，还可以与之预定下次采访的时间和地点等。有时，新闻发言人可能会忽略事先设计好的时间，这时，控制舞台效果的工作人员就要举牌示意。如果超时太长，在取得客户同意之后，要压缩其他的一些环节。例如QA的时间，可以从原本设定好的20分钟调整为15分钟或5分钟。

  如何能让到场的人更好地感受客户企业的特色呢?在发布会的会前、会后循环播放企业宣传片，以声、光、影的方式让到场的人直观地感受到企业的文化和风格。

  在新闻发布会结束之后，还能配合会议的主题组织记者参观，给记者创造当地考验查证、采访和摄影的机会，使他们对新闻发布会有一个感性的认识。

  善后工作的好坏将会直接影响到整个活动的传播效果。工作人员除了将收拾好的道具、会议资料以及相关物品入库以外，还要做好采集现场数据(活动情况、现场效果评价等)以及现场图片、影像资料的整编工作。尽快整理出新闻发布会的所有材料，以电子版的形式提供给记者。最后就是媒体跟踪与制作活动评估报告了。

  马斐，中国酒业资深营销策划人，行业观察家、危机公关专家。 三年媒体工作经历、十一年食品、酒企营销经验。 擅长营销策划、媒介分析、危机公关。 《中国经营报》、《第一财经报》、《经济观察报》特约撰稿，《新食品》、《大食品》、《新营销》、《销售与市场》、《经理人》特约行业撰稿。联系方式：、，， jiudu9@16>

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